Operations Manager

PayFit

Permanent
Paris, Île-de-France
Nov 3, 2021

À propos

Qui sommes-nous ? 🚀

PayFit simplifie la gestion des salaires et les processus RH pour les PME.

PayFit est une solution SaaS automatisée pour aider les propriétaires d'entreprises et les professionnels des RH à économiser du temps et de l'argent en leur permettant de se recentrer sur ce qui compte vraiment : leurs employés.

Depuis 2015, nous nous sommes donné pour mission d'accompagner la transformation numérique de la gestion des RH grâce à notre gamme toujours plus large de fonctionnalités et de services produits. Nous sommes très présents en France et nous nous sommes rapidement développés en Allemagne, en Espagne, au Royaume-Uni et en Italie. Avec 5 000 clients dans 5 pays, nous sommes l'une des entreprises SaaS à la croissance la plus rapide en Europe.

Aujourd'hui, nous sommes plus de 600 employés chez PayFit et nous partageons tous quatre valeurs fondamentales :
• Prendre soin les uns des autres
• Rester toujours humble
• Rechercher l'excellence
• Vivre et travailler avec passion

Nous sommes attachés à assurer une culture d'inclusion et un environnement qui permet de s'épanouir dans la liberté et la responsabilité.

Descriptif du poste

Quand ? 📅

Dès que possible !

Ton équipe 👨‍👩‍👧

L'équipe Déclarations est en charge de :
• Gérer les opérations liées aux organismes sociaux (par exemple l'envoi des déclarations mensuelles à l'URSSAF, la Retraite et la Mutuelle/Prévoyance) pour nos clients,
• Assurer les relations de nos clients avec ces organismes et la conformité de leurs paramètres,
• Répondre aux demandes et questions des clients concernant les déclarations.

L'équipe est composée d'environ 40 personnes réparties en 4 équipes et fait partie du département Customer Service qui comprend également les équipes Customer Success, Customer Care, App & Payroll Specialist, Onboarding Specialist et Customer Expansion.

Quel sera ton rôle ?💡

Dans un contexte d'hyper-croissance et de réorganisation, la gestion des opérations de l'équipe Déclaration est un défi de plus en plus important, mais aussi un élément clé pour atteindre les objectifs de PayFit : améliorer l'efficacité opérationnelle, mieux servir nos clients et maintenir la motivation des équipes.

Dans ce contexte, ton rôle sera d'aider la Directrice des Opérations et les Team Leads de l'équipe à gérer, faire le suivi et améliorer les opérations de l'équipe.
Ton objectif principal sera de t'assurer que ces opérations sont gérées avec un mindset data-driven et customer-centric au quotidien.
Tu seras la personne de référence pour les conseils en matière de gestion des opérations et la visibilité de la santé opérationnelle.

Tu rapporteras directement à la Directrice des Opérations, et travailleras en étroite collaboration avec les 4 managers en charge des squads.
Ta mission impliquera également de travailler avec les équipes Ops (en charge des données, processus et outils au sein du département) et les équipes produits.

Quelles seront tes missions ? 🚀

Suivi des opérations (objectif principal du poste)

1️⃣*Soutien opérationnel *

  • Partager le reporting opérationnel à l'ensemble de l'équipe sur une base quotidienne,
  • Aider les Team Leads à organiser les opérations de leur équipe sur la base du reporting (staffing, priorisation des tâches, etc.),
  • Soutenir les Team Leads à contrôler la qualité des opérations au sein de leur équipes,
  • Aider à gérer les charges imprévues et saisonnières,
  • Répondre aux demandes relatives à la santé opérationnelle et à la charge de travail,

2️⃣Coordination des opérations
Deux semaines par mois, l'équipe doit envoyer une déclaration pour chaque client, ce qui représente une charge importante et nécessite une organisation solide. Dans ce contexte, ton rôle sera de :

  • Assurer le bon déroulement de ces opérations,
  • Anticiper & orchestrer le calendrier, le staffing & la communication dédiés à ces opérations,
  • Donner de la visibilité au management et aux autres équipes sur les progrès et les défis,
  • Tu assumeras également ce rôle lorsque des opérations imprévues ont un impact sur la charge et l'organisation de l'équipe.

Stratégie des opérations

  • Soutenir l'équipe à formaliser les besoins et à les adresser aux équipes Produit & Ops,
  • Faciliter la mise en place de nouveaux outils au sein de l'équipe,
  • Participer à des projets transversaux ayant un impact sur les opérations,
  • Soutenir la Directrice des Opérations dans les projets stratégiques liés aux opérations.

Profil recherché

Ce poste est fait pour toi si... 🦄

Tu possèdes les qualités suivantes :

• Tu as au moins 2 ou 3 ans d'expérience dans un environnement dynamique et axé sur les données,
• Tu es motivé par les données et as un fort esprit d'analyse,
• Tu es centré sur le client : tu sais prendre du recul sur les opérations pour comprendre l'impact que nous avons sur nos clients,
• Tu es pragmatique et aimes être proche des opérations,
• Tu es organisé et as d'excellentes capacités de coordination,
• Tu es un bon formateur, prêt à partager tes connaissances,
• Tu as une forte capacité d'empathie et un réel désir d'aider l'équipe,
• Tu es curieux et motivé pour en apprendre davantage sur la paie et le social en France.

Ce que nous offrons ❤️

• Une équipe internationale et dynamique avec la possibilité de visiter nos différents bureaux (Paris, Berlin, Barcelone, Londres, Milan).
• Une politique de Work from Anywhere pour permettre de choisir où tu souhaites travailler.
• Un budget d'équipement de 150 euros pour travailler confortablement à domicile
• Une salle de sport à notre bureau de Paris et une adhésion à Gymlib avec des tarifs préférentiels
• Carte de tickets restaurant (Swile)
• 20 semaines de congé maternité financées par PayFit et 4 semaines de congé pour le second parent
• Mutuelle Henner (prise en charge à 60% par PayFit) et prise en charge de consultations médicales via la plateforme Qare
• Une journée par an offerte, consacrée au bénévolat pour une association
• Un lieu de travail épanouissant et inclusif, offrant l'égalité des chances pour toute minorité, handicap, identité de genre et orientation sexuelle. N'oubliez pas : tout le monde a sa place chez PayFit !

Process de recrutement

Processus de recrutement ⚙️

1️⃣ Validation de la candidature
2️⃣ Entretien téléphonique avec une Talent Acquisition Specialist
3️⃣ Entretien avec Léa, Operations Director
4️⃣ Étude de cas à préparer et à présenter aux autres membres de l'équipe et Léa
5️⃣ Entretien avec un membre de l'équipe Produit
6️⃣ Entretien avec Dimitri, head of Customer Service
7️⃣ E-BBQ
8️⃣ Vérification des antécédents pour vérifier votre identité, votre diplôme et votre expérience professionnelle passée dans le cadre de la certification ISO27001

Tu veux en savoir plus sur notre équipe ? 👀

Cette vidéo vaut mieux qu'une longue description... 👉

Informations complémentaires

  • Type de contrat : CDI
  • Lieu : Paris, France (75017)
  • Niveau d'études : Bac +3
  • Expérience : ≥ 3 ans