Recruter son premier salarié : Guide complet pour les fondateurs

Pourquoi et quand recruter son premier salarié ?

Le recrutement est un enjeu stratégique pour les fondateurs d'une startup. La temporalité est très importante. Recruter trop tôt peut être le risque de se tromper sur le profil à cibler, mais aussi représenter un poids financier important pour une jeune entreprise.

Par ailleurs, recruter trop tard peut se révéler un réel frein au développement, et cela pour plusieurs raisons :

• Les fondateurs manquent d'une certaine compétence ou expertise pour laquelle il serait primordiale d'attirer un talent en externe.
• Les fondateurs ont besoin de déléguer certaines activités opérationnelles.
• La capacité à traiter de nouveaux clients est limité par la bande passante de l'équipe actuelle.

Recruter son premier salarié est un moyen d'accélérer dans le développement de votre entreprise. Prenons l'exemple d'un duo de fondateur. Mathématiquement, l'addition d'un premier salarié est une augmentation de 50% du nombre d'heures travaillées pour un projet donné.

L'impact peut donc être énorme !

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Qui recruter en premier ?

Quel poste ?

Il est difficile de répondre à cette question car elle dépend fortement du contexte de votre entreprise. Quelques questions à se poser :

• Quelles sont les tâches prioritaires pour accélérer le développement de mon entreprise ?
• Quelles sont les compétences qui manquent à l'équipe fondatrice ?
• Quelles sont les missions que l'on peut déléguer le plus facilement ?

Il peut aussi s'agir de tâches qui sont trop critiques à date et pour lesquelles il est important de faire monter en compétence quelqu'un dans l'équipe. Par exemple, si un des fondateurs est CTO et est le seul à pouvoir rentrer dans le code d'une solution, il peut être stratégique de s'entourer d'un premier développeur pour éviter que tout le projet ne repose sur une personne.

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Quel niveau de séniorité ?

Plusieurs écoles existent à ce niveau. Certaines personnes avancent qu'il ne faut pas recruter quelqu'un dont on ne connait pas le métier en tant que premier salarié. D'autres disent que recruter des profils trop juniors va ralentir le développement. La réponse à cette question dépend également beaucoup du package que vous pourrez proposer, que ce soit en termes de salaire mais aussi d'Equity.

👉 Notre guide des salaires en startup pourra vous intéresser.

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L'état d'esprit entrepreneurial à aller chercher

Quel que soit le poste et l'expérience des profils, le commun dénominateur de tous les candidats que vous recruterez en premier est qu'il doive être adapté au travail dans une startup. 

En synthèse, pour votre premier salarié, vous allez chercher des profils avec l'état d'esprit entrepreneurial avant tout. Ce sont des personnes qui ont déjà pensé ou essayé de monter leur boite, ou bien qui aimerait le faire un jour. Ces personnes n'ont pas encore l'idée ou les moyens de le faire à date et cherche à s'entourer de fondateurs avec qui ils pourront prendre part à un projet ambitieux.

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Rédiger la scorecard pour votre poste

La scorecard est un outil clé pour réussir un recrutement. Elle permet de définir clairement le profil recherché. Elle contient trois éléments : la mission du poste, les résultats attendus et les compétences clés. Sa rédaction doit être simple, précise et orientée sur les faits. Elle aligne les fondateurs, évite les malentendus et sert de base pour évaluer les candidats.

Le format classique d'une scorecard est un tableau de critère, pondéré par leur importance, avec une description des attendus pour chaque item.

👉 Notre article détaillé : Comment rédiger une scorecard ?

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Comment trouver et attirer des candidats pertinents pour une jeune startup ?

Vous êtes probablement fondateur d'un projet avec beaucoup d'ambition. Néanmoins, à ce stade, convaincre une recrue de vous rejoindre peut être un vraie défi. En effet, vous n'avez probablement pas encore la renommée d'une grande entreprise ou scale-up, votre entreprise peut paraître instable, et le niveau de rémunération proposé peut potentiellement être moins compétitif que les packages proposés par une entreprise établie.

Ne désespérez pas ! Il est toujours possible de recruter, même quand on début.

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Rédiger et diffuser une offre

La diffusion d'une bonne offre d'emploi bien rédigée est un atout sous-estimé pour attirer les bons candidats.

Pour diffuser votre annonce, il faudra ensuite soit le faire manuellement sur les jobboards pertinents (Linkedin, Indeed, ...), ou bien utiliser un ATS qui dispoe d'une fonctionnalité de multi-diffusion.

👉 Un article sur les ATS du marché.

Que vous passiez par un ATS ou non, il faudra probablement considérer un certain budget, pour le logiciel pour bien pour la plateforme en question.

A savoir : Vous avez le droit à une annonce gratuite avec la plupart des jobboards, dont Linkedin.

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La cooptation et le réseau

La cooptation est un des leviers les plus efficaces de recrutement. Si vous, vos associés ou votre entourage, connaissez des candidats, c'est le meilleurs moye d'accéder rapidement à des tops talents.

Malheureusement, votre réseau peut parfois se révéler limiter en fonction de votre besoin et de la temporalité de votre recrutement.

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L'approche directe

Les fondateurs peuvent jouer le rôle de recruteurs ou chasseurs de tête. Il s'agit pour cela de contacter directement des candidats qui vous intéressent. Si vous ne disposez d'aucun outil (Linkedin Premium, outil de prospection automatisée, etc.), voici une démarche simple à suivre :

• Construire une liste d'une dizaine d'entreprises pertinentes que vous cibleriez.
• Identifier sur Linkedin une liste de candidats pertinents, pour chacune des entreprises.
• Contacter chacun des candidats via une demande de connexion.
• Relancer les candidats qui vous ont accepté dans votre réseau mais qui ne vous ont pas répondu.

Ce mode de fonctionnement vous permettra de cibler les meilleurs profils mais a l'inconvénient d'être très chronophage.

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S'entourer des meilleurs cabinets de recrutement

En fonction de la complexité des profils recherchés, il pourra être nécessaire de s'entourer d'un bon cabinet de recrutement pour cibler les meilleurs candidats.

Plusieurs avantages à cette approche :

• Accompagnement sur la définition du profil recherché.
• Accès aux meilleurs candidats du marché.
• Aide à l'évaluation des candidats.
• Suivi des processus de recrutement.

Le désavantage est évidemment le prix car les cabinets de recrutement se rémunèrent généralement à partir d'un pourcentage du salaire annuel au succès, ce qui peut représenter au moins une dizaine de milliers d'euros en fonction du salaire du candidat recruté.

Chez Licorne Society, notre expertise réside dans l'accompagnement des meilleurs startups dans leur recrutement.

👉 Plus d'informations sur notre cabinet de recrutement en startup.

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Définir le bon processus de recrutement pour évaluer les candidats.

Le processus de recrutement doit être suffisamment bien construit pour bien évaluer les candidats, mais aussi efficace pour ne pas perdre des bons profils en cours de route.

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Entretien de screening

L'entretien de screening a pour objectif de valider dans les grandes lignes que les critères de la scorecard sont bien respectés. Il a pour objectif de "vendre" le projet et garantir la motivation du candidat.

Durée : 15 à 30 min.

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Entretien détaillé sur l'expérience

L'objectif est d'analyser le parcours de manière détaillée et de comprendre les expériences vécues par le candidats : les KPis clés, ses succès, ses échecs, son rôle...

Durée : 1h à 2h.

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Entretien d'évaluation, mise en situation et étude de cas

L'objectif de cet entretien est d'évaluer les compétences techniques des candidats ou hard skills. Le format peut varier :

• Une étude de cas à préparer à la maison ou à réaliser en live.
• Une présentation devant au moins 2 personnes.
• Une mise en situation (Peer Coding pour les profils Tech, jeu de rôle pour les commerciaux...).

Durée : 2h.

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Entretien de closing, rencontre avec les équipes :

Généralement, le processus se conclut par un entretien de validation avec une rencontre des équipes lors d'un moment informel comme un café.

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Prise de référence :

La prise de référence consiste à demander au candidat de communiquer des anciens collègues et/ou manager. L'idée est d'avoir un son de cloche différent.

Nous conseillons de réaliser au moins 2 prises de références différentes, avec au moins un manager précédent.

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Réaliser une proposition d'embauche.

Vous avez identifier et valider le salarié que vous voulez recruter ? Il est l'heure de passer à l'étape fatidique de la proposition d'embauche.

Nous conseillons généralement d'appeler le salarié pour lui annoncer la bonne nouvelle de vive voix, puis d'envoyer un mail officiel avec la proposition d'embauche. Ce que vous devez mentionner dans votre proposition d'embauche :

• L'intitulé de poste et éventuellement les grandes missions.
• Le salaire bien évidemment, avec la part fixe et variable (en incluant des informations sur la structure du variable idéalement).
• La date de démarrage envisagée, en précisant si elle est ferme ou estimée / à confirmer.
• Le lieu de travail. Exemple : Siège de l'entreprise + télétravail.
• La nature du contrat de travail (CDI, CDD, alternance...)

Nous conseillons de laisser une semaine maximum au candidat pour accepter ou refuser la proposition d'embauche.

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Comment préparer l'onboarding pour garantir le succès de la période d'essai ?

Préparer un onboarding salarié efficace est essentiel, surtout dans une startup où chaque recrue a un impact direct. Un bon onboarding augmente la productivité, l’engagement et la fidélisation dès les premières semaines.

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Checklist des dimensions administratives à avoir en tête pour une première recrue.

Voici plusieurs éléments à avoir en tête et à préparer avant la date d'arrivée d'un salarié. Ci-dessous une checklist non-exhaustive de ce que vous devez faire avant l'arrivée de votre premier salarié.

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Il est nécessaire de bien respecter tous les attendus au niveau administratif. Un employeur n'ayant pas réalisé de Déclaration Préalable à l'Embauche auprès de l'URSAAF s'expose à des amendes allant jusqu'à 300 fois le montant horaire du minimum garanti, ainsi que la régularisation.

Plus d'information sur l'embauche d'un salarié sur cet article de Payfit.

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Rédiger un contrat de travail

A l'embauche, il est nécessaire de rédiger un contrat de travail. Ce contrat devra être présenté et signé par le salarié généralement lors de son premier jour. Notre recommandation est de s'entourer d'un avocat ou d'un cabinet comptable qui vous rédigera un premier contrat de travail. Ce document est tellement critique pour une entreprise qu'il vaut mieux avoir l'avis d'un expert sur ce sujet.

Le document rédigé pourra être réutilisé ensuite et adapté aux différentes recrues suivantes.

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Comment mettre en place la gestion de la paie au sein de votre entreprise ?

Vous avez deux possibilités pour gérer la paie dans votre société. La première est de mettre en place un logiciel simple de gestion de la paie qui est adapté pour les entrepreneurs. Vous avez par exemple les solutions Payfit et Malibou RH qui se distinguent.

L'autre possibilité est de l'externaliser auprès de votre cabinet d'expertise comptable ou d'une société de gestion de la paie.

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Pour aller plus loin sur le recrutement d'un premier salarié

Bibliographie de livres intéressants qui traitent de ce sujet :

• La méthode pour recruter les meilleurs d'Antoine Freysz
• Dream Team de Ludovic Girodon

A la recherche d'un cabinet de recrutement pour vous accompagner sur la recherche de votre première recrue ? Retrouvez notre comparatif des meilleurs cabinets de recrutement à Paris et en France.